Qui est considéré comme UBO en Belgique ?

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Toute personne physique qui détient directement ou indirectement plus de 25 % des parts ou des droits de vote, ou qui exerce un contrôle par d’autres moyens (par exemple, des droits de nomination).
S’il n’existe aucune personne répondant à ces critères, les dirigeants effectifs (administrateurs) doivent être déclarés.

 

Quelles entités doivent enregistrer leurs UBO ?

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Toutes les entités juridiques belges, y compris les sociétés, les associations sans but lucratif, les fondations, ainsi que certains trusts ou structures similaires.

 

Quand les UBO doivent-ils être déclarés ou mis à jour ?

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- Dans le mois suivant la constitution ou toute modification de l’actionnariat ou du contrôle.

- Une confirmation annuelle obligatoire doit également être effectuée, même en l’absence de changement.

 

Quels documents justificatifs sont requis ?

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Pour justifier les UBO déclarés, les documents suivants peuvent être nécessaires :

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- Copie de la carte d’identité ou du passeport de l’UBO

- Registre des actionnaires ou autre preuve de propriété

- Statuts

- Documents relatifs aux entités intermédiaires

- Organigramme de la structure

- Conventions de vote ou accords entre actionnaires

- Documents de nomination des administrateurs 

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La documentation exacte dépend de la structure de l’entité et du type d’UBO déclaré.

 

Quels sont les risques en cas d’erreur ?

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Des informations UBO incorrectes ou incomplètes peuvent entraîner :

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- Des amendes administratives allant de 250 € à 50 000 €

- Des risques juridiques et de réputation

- Des retards dans les procédures bancaires, les contrôles de conformité ou les audits

 

Besoin d’assistance ?

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Déterminer les UBO corrects et préparer la documentation requise peut être complexe, en particulier dans les structures multi-niveaux ou internationales.

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Nous intervenons pour :

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- analyser la propriété et le contrôle

- identifier les UBO pertinents (directs et indirects)

- préparer la documentation requise pour le registre

- effectuer le dépôt électronique et assurer les mises à jour dans les délais

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Cela garantit une conformité complète avec la réglementation belge relative aux UBO et réduit les risques de retards ou de sanctions administratives.